Webcast: Eine Datencloud in 7 Minuten erklärt

Mit dem allgemeinen Begriff „Cloud“ ist eigentlich „Datencloud“ gemeint, auch bekannt als „Private Cloud“. Hier bieten inzwischen zahllose Anbieter ganz unterschiedliche Lösungen an. Dazu gehören zum Beispiel „OneDrive“, „Google Drive“, „amazon Cloud Drive“, „Dropbox“ und die „Apple iCloud“. Doch was als Datencloudlösung für die private Nutzung vielleicht noch halbwegs „ok“ ist, das ist für Ihre Geschäftsanwendungen ungeeignet. Denn mit der Nutzung vieler dieser Cloudangebote für Ihr Unternehmen verstoßen Sie gegen diverse Gesetze. Und damit machen Sie sich haftbar.

Eine echte Alternative für Private Clouds

Wir stellen Ihnen in diesem Webcast eine echte Datencloud-Alternative vor. „DropIn“ basiert auf einer gut bekannten Open Source Software, die in Deutschland programmiert wurde. Der Betreiber BB-ONE.net befindet sich mit seinen Servern in Berlin. Damit bringen Sie Ihre Datencloud rechtlich und technisch in trockene Tücher. Was diese Lösung sonst noch so alles kann, das erfahren Sie hier:

Weitere Infos und Angebote

Wir haben bereits mehrfach über Cloudlösungen berichtet, auch über DropIn. Weitere Informationen, Links und Angebote zu rechtssicheren Datgenclouds finden Sie hier:

Der (digitale) Blick nach vorne

Eine zeitlang haben wir bedauert, dass wir beim eBusiness Lotsen Berlin auf Präsenzveranstaltungen verzichten mussten. Um Missverständnisse zu vermeiden: wir meinen nicht die aktuelle Situation, sondern den Wegfall unserer damaligen Partner mit entsprechender organisatorischer Infrastruktur im Jahre 2015. Doch was wir seinerzeit als Manko ausgleichen mussten, ist jetzt unsere Stärke.

Wir geben inhaltliche Hilfe.

Mit Internetanwendungen in Geschäftsprozessen kennen wir uns erfahrungsgemäß sehr gut aus. Unsere „Distanzveranstaltungen“, also die Webcasts und Webinare funktionieren seit fünf Jahren dauerhaft erfolgreich. Darüber hinaus sind wir wirtschaftlich und organisatorisch unabhängig. Dadurch sind wir auch in einer besonderen Lage, denn wir können jetzt und in Zukunft konkrete Hilfen anbieten. Zwar keine finanziellen aber dafür inhaltliche, geldwerte. Das heißt, wir stellen Ihnen weiterhin unser Wissen und unsere Erfahrung kostenlos zur Verfügung. Was Sie daraus machen, entscheiden Sie.

Ist Digitalisierung die Lösung? Ja, aber mit Weitblick und Umsicht.

Unser Blick geht nach vorne und gilt dem Ausbau der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Hier setzen wir den Schwerpunkt auch in Zukunft auf die technischen Rahmenbedingungen und die Klärung der Sicherheitsfragen drum herum. Denn bei aller Fokussierung auf die schnelle Lösung bei akuten Problemen wie zum Beispiel die provisorische Einrichtung von „Homeoffices“ wollen wir Sie davor bewahren, dass „adhoc“-Maßnahmen Ihrem Unternehmen später den „Garaus“ machen. Deshalb beschäftigen wir uns beispielsweise im aktuellen im Webcast „Mobile Working“ damit, wie Sie Heimarbeitsplätze sicher in Ihre Unternehmens-IT integrieren.

Warum ist das wichtig?

Nur weil ein realer Virus gerade unsere gesamte Aufmerksamkeit fesselt, ist die akute Bedrohung durch digitale Viren, Trojaner und andere, im Moment vielleicht unbemerkte Cyberangriffe nicht verschwunden. Im Gegenteil, viele der improvisierten Lösungen sorgen für technisch weit offen stehende Scheunentore in Ihrer IT-Infrastruktur. Und die aktuelle Situation zeigt, dass deren Funktionstüchtigkeit für die Überlebensfähigkeit Ihres Unternehmens unverzichtbar ist. Daher ist hier Vorbeugen notwendig und richtig. Wir geben Ihnen Tipps, worauf Sie achten sollten. Und dann kann die Digitalisierung von Geschäftsbereichen Ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten voranbringen.

Die Basis muss stimmen.

Eines ist klar: Je weiter die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranschreitet, um so abhängiger sind Sie von Ihrem Internetdienste-Anbieter. Deshalb müssen Sie gerade jetzt genauer hinschauen. Wie sicher ist die Technik aufgestellt? Ist der Hoster auch wirtschaftlich stabil? Gibt es einen sogenannten „Business Continuity Plan“? Und wie sieht es mit dem Umgang mit Mitarbeitern aus? Am Beispiel der BB-ONE.net in ihrem Video-Statement zur aktuellen Situation wird deutlich, was wir damit meinen.

Unsere Bitte

Die anstehenden Lockerungen des ersten gesellschaftlichen und wirtschaftlichen „Lock down“ beobachten wir mit einiger Besorgnis. Wir selbst werden an unseren strikten Maßgaben im Business Continuity Plan festhalten, bis es eine belastbare, medizinische Lösung gegen das COVID-19 Virus gibt. Denn wir gehen davon aus, dass uns alles andere in falscher Sicherheit wiegt. Doch natürlich machen wir uns Sorgen, dass Sie sich – bei aller selbst auferlegter Vorsicht und Disziplin – von der allgemein zunehmenden Lockerheit anstecken lassen könnten. Deshalb unsere Bitte: Gehen Sie als Unternehmer auch weiterhin besonnen und verantwortlich mit sich selbst, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartner um.

Kurzum: Bleiben Sie auch weiterhin gesund und kommen Sie gut durch die anstehenden Herausforderungen!

Ihr eBusiness Lotse Berlin

Office@Home – was braucht man dafür?

Einfach mal von Zuhause arbeiten. Welcher Arbeitnehmer hat nicht auch schon früher mal davon geträumt? Bisher waren viele Arbeitgeber zögerlich, doch jetzt zwingt die aktuelle Situation viele in dieses Arbeitsmodell. Bisher spielte neben der Vertrauensfrage und den mit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen verbundenen Kosten unserer Erfahrung nach die folgende Frage eine wichtige Rolle: Welche Arbeitsumgebung muss man auf beiden Seiten schaffen, damit das Modell „Homeoffice“ auch wirklich funktioniert? Denn klar ist, dass weder Arbeitgeber noch die meisten Privathaushalte darauf irgendwie vorbereitet sind. Wir berichten aus unserer mehrjährigen Erfahrung und geben ein paar Denkanstöße, was Sie beachten sollten, wenn Sie daraus ein dauerhaft erfolgreiches Arbeitsmodell machen wollen.

Ein Bericht aus fünf Jahren Erfahrung mit dem Homeooffice

In der BB-ONE.net arbeiten wir bereits seit mehr als fünf Jahren in einem gemischten Arbeitsmodell erfolgreich mit Büroanwesenheitszeiten und Homeoffice Phasen.  Und machen damit gute Erfahrungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: Wir sind ein Internet-Unternehmen und sitzen an der Quelle der technischen Möglichkeiten. Diese schöpfen wir natürlich aus. Und wir sind das Arbeiten in einer virtuellen und isolierten Welt gewohnt. Wir kennen die Probleme, die dabei entstehen können. Deshalb achten wir auch sehr stark auf den entsprechenden Ausgleich und die Einhaltung von ein paar wichtigen Regeln. Wir können hier in der Kürze nicht alle Aspekte des Themas abdecken, zum Beispiel wie wir der drohenden Vereinsamung oder Störungen im Kommunikationsfluss begegnen. Aber die wichtigsten „technischen“ Punkte, vor allem die pragmatischen Lösungen, haben wir für Sie zusammengetragen.

Der ergonomische Arbeitsplatz

Derzeit kursieren in den Medien viele tolle Tipps, wie Sie ein Homeoffice organisieren. Die Ratschläge sind alle gut gemeint, aber zum Teil ungeeignet. Bei uns ist der Heimarbeitsplatz genau so eingerichtet wie das Firmenbüro: ein vernünftiger Bürostuhl, ein Tisch mit  ausreichend Platz für einen größeren Bildschirm, separate Tastatur und Maus und ein firmeneigenes Notebook, das auch nur für die Firmen-relevanten Arbeiten genutzt wird.

Kurzum: für ein paar Stunden oder Tage auf der Couch, am Esstisch oder im Schlafzimmer am Katzentisch arbeiten, das geht schon mal. Aber nicht auf Dauer. Denn die altbewährten Regeln der Ergonomie gelten auch hier. Da hilft übrigens auch der Blick in die Empfehlungen der Berufsgenossenschaften, sich die wichtigsten wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Warum das Notebook als vielseitiges, mobiles Arbeitsgerät allein sich nur bedingt als Arbeitsmittel eignet, erklärt sich eigentlich von selbst. Das viel zu kleine Display, die integrierte Tastatur und Maus verführen zu ungesunden Sitzhaltungen, die nur in der ersten Anmutung bequem erscheinen. Tatsächlich führen sie relativ schnell zu diversen gesundheitlichen Beschwerden. Dazu gehören zum Beispiel sehr häßlich klingende, schmerzhafte Erscheinungen wie das „Schulter-Arm-Syndrom“ oder migräneartige Kopfschmerzen. Das braucht jetzt wirklich niemand.

Die technische Ausstattung

Das Büro mal eben aus der Firma in die private Wohnung zu verlegen, das klingt so einfach. Aber tatsächlich müssen ein paar technische Vorkehrungen getroffen werden. Schließlich müssen Sie sowohl für den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter als auch für die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen. Deshalb brauchen Sie:

Eine stabile, breitbandige Internetanbindung

Es sollten mindestens 32 MBit/6 MBit/s ausschliesslich für Sie bereitstehen. Mehr ist natürlich immer besser, aber darauf haben Sie leider kaum Einfluss. Idealer Weise sollte man eine Dienstepriorisierung über das heimische IP-Gateway (Router) vornehmen können, damit die videostreamenden Zöglinge nicht die Leitungen überstrapazieren.

Eine individuell einstellbare Firewall

In professionellen IP-Gateways ist diese meist schon enthalten. Wir setzen zwar auch ein Standardprodukt ein, aber dies lässt sich programmieren und an die Anforderungen aller heimischen Internetanwendungen (Web, Telefonie, TV, Radio) anpassen. Allerdings beschränken wir uns bei der beruflichen Nutzung hier auch nur auf die Dienste, die über Webbrowser erreichbar sind. Für das externe Arbeiten im firmeneigen Netzwerk gehen wir andere Wege. Dass hier die eine vom Leitungsanbieter vorgefertige xy-Box nicht infrage kommt, sollte klar sein.

IP-Telefonie und VoIP-fähige Endgeräte im Homeoffice

Sie brauchen die Möglichkeit, auch im Homeoffice mit den Rufnummern der Firma zu arbeiten. Sie wollen nämlich garantiert nicht, dass Mitarbeiter ihre Geschäftskontakte über private Rufnummern anrufen. Wir nutzen dazu eine virtuelle, relativ frei programmierbar Telefonanlage eines großen IP-Telefonieanbieters. Unsere Mitarbeiter erhalten SIM-Karten mit denselben firmeneigenen Rufnummern, die auch im Betrieb genutzt werden für ihre Mobilfunktelefone. Dadurch erkennen Anrufer und Angerufene in der Nummernkennung immer unseren Büroanschluss.

Ein firmeneigener PC oder ein entsprechendes Notebook.

Privates und berufliches gehört streng getrennt. Die strikte technische Trennung ist für uns aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen ein absolutes Muss. Es ist unabdingbar, zu verhindern, das Familienmitglieder oder Gäste mutwillig oder aus Versehen auf Firmeninterna zugreifen können. Auch muss das Arbeitsgerät zu jeder Zeit und ohne Einschränkungen dem Mitarbeiter allein zur Verfügung stehen. Und wir müssen sicherstellen, dass Fehlbedienungen und Nachlässigkeiten der Mitbewohner nicht zu Sicherheitslücken werden.

Bitte nicht falsch verstehen

Wir wollen die Homeoffice-Euphorie auf gar keinen Fall trüben. Wir stehen zu 100% dahinter. Aber wir sehen es als unsere Pflicht an zu zeigen, dass funktionierende Dauerlösungen anders aussehen müssen als die aktuell improvisierten Maßnahmen. Schließlich ist ein echtes Homeoffice mehr als nur E-Mails beantworten und übers Web Cloudanwendungen zu bedienen.

Wieder auf dem Tablett: sichere Cloudanwendungen

Die größte Herausforderung in Sachen Heimarbeitsplätze liegt unserer Erfahrung nach in der Arbeitsorganisation. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Distanz zu jeder Zeit auf alle Daten in aktueller Form zugreifen können. Private (dedizierte) Datenclouds sind hier sehr hilfreich, vor allem wenn sie echte Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten erlauben. Auch Groupware-Lösungen für ERP- und CRM-Anwendungen leisten gute Dienste. Denn dann haben Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Zugriff auf viele unternehmensrelevante Prozesse und Ressourcen. Aber – und jetzt kommt es dick – wenn die Nutzung dieser Cloudanwendungen nicht lückenlos und vollumfänglich in den Unternehmensalltag integriert sind, sind sie nutzlos.

Spätestens jetzt müssen Sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mit Diensten wie WhatsApp, Dropbox und ähnlichen arbeiten können. Sie brauchen nämlich auch Backup-Strategien, Datenschutzkonzepte und vieles mehr. Mal abgesehen davon, dass diese Anwendungen für Unternehmen aus rechtlichen Gründen tabu sind, wie soll das mit diesen fremdgesteuerten Systemen gehen?

Last but not least: Der starke Wille zur Eigenmotivation und Selbstorganisation

Zunächst klingt es verführerisch: zu Hause im „Casual Ware“ auf der Couch ‚rumlümmeln und wichtige geschäftliche Dinge erledigen. Aber so funktioniert das mit dem Homeoffice nicht. Im Moment erleben viele leidgeprüfte Eltern, wie schwierig es ist, ohne Vorwarnung und Übung mit ihren beruflichen Aufgaben ins häusliche Umfeld geworfen zu werden. Der Heimarbeitsplatz ist eine echte Herausforderung an die Fähigkeit zur Selbstdisziplin, Eigenmotivation und Selbstorganisation. Sich genau so auf den Tag vorzubereiten wie beim klassischen Weg ins Büro, also wie gewohnt zur gleichen Zeit aufstehen, sich sauber und ordentlich zurecht machen etc. – das ist nur ein sehr kleiner Teil des Ganzen.

Nach entsprechender Eingewöhnung und Übung weiss man, welche Zeiten und Phasen die produktivsten sind. Und spätestens ab da muss man sich vom klassischen Arbeitszeitmodell verabschieden und in qualifizierten Aufgabenmodellen denken. Unterm Strich kommt nämlich besseres dabei heraus, wenn der Mitarbeiter weiss, wann er in welcher Qualität ein Ergebnis abliefern soll.

Aber der Weg bis dahin ist steinig und weniger mit guten Vorsätzen, als mit Vertrauen auf das Gelingen und mit der Bereitschaft zu mehr Flexibilität gepflastert. Der Mitarbeiter muss nämlich herausfinden, wann er am besten welche E-Mails schnell abfertig oder welche er in Ruhe konzentriert bearbeitet. Wann ist die beste Zeit für Telefonate? Wann ist die perfekte Phase für hochkonzentriertes oder kreatives Arbeit? Und steht dann auch ggf. Unterstützung für ein ruhiges Arbeitsumfeld bereit?

Wir selbst haben hier ganz verschiedene Leistungskurven bei unseren Mitarbeitern festgestellt und daraufhin unsere Anwesenheitszeiten im Büro angepasst. Der „frühe Vogel“ und der „Spätzünder“ arbeiten in ihren produktivsten Leistungsphasen.

Fazit

Sicherlich sind derzeit unkomplizierte und schnelle Lösungen gefragt, damit die Wirtschaft nicht vollends zum Erliegen kommt. Aber zu glauben, dass jetzt der dauerhafte Durchbruch für flexiblere Arbeitsmodelle wie die Heimarbeit geschafft ist, das ist schlichtweg naiv. Ja, wir haben gerade tatsächlich eine Chance zum Umdenken. Aber die erfolgreiche Umsetzung braucht sorgfältige Planung, nicht unhebliche montetäre und zeitliche Investitionen, bessere gesetzliche, steuerliche und organisatorische Rahmenbedingungen. Dann kann aus dem schönen Traum vom Homeoffice was werden.