Office@Home – was braucht man dafür?

Einfach mal von Zuhause arbeiten. Welcher Arbeitnehmer hat nicht auch schon früher mal davon geträumt? Bisher waren viele Arbeitgeber zögerlich, doch jetzt zwingt die aktuelle Situation viele in dieses Arbeitsmodell. Bisher spielte neben der Vertrauensfrage und den mit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen verbundenen Kosten unserer Erfahrung nach die folgende Frage eine wichtige Rolle: Welche Arbeitsumgebung muss man auf beiden Seiten schaffen, damit das Modell „Homeoffice“ auch wirklich funktioniert? Denn klar ist, dass weder Arbeitgeber noch die meisten Privathaushalte darauf irgendwie vorbereitet sind. Wir berichten aus unserer mehrjährigen Erfahrung und geben ein paar Denkanstöße, was Sie beachten sollten, wenn Sie daraus ein dauerhaft erfolgreiches Arbeitsmodell machen wollen.

Ein Bericht aus fünf Jahren Erfahrung mit dem Homeooffice

In der BB-ONE.net arbeiten wir bereits seit mehr als fünf Jahren in einem gemischten Arbeitsmodell erfolgreich mit Büroanwesenheitszeiten und Homeoffice Phasen.  Und machen damit gute Erfahrungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: Wir sind ein Internet-Unternehmen und sitzen an der Quelle der technischen Möglichkeiten. Diese schöpfen wir natürlich aus. Und wir sind das Arbeiten in einer virtuellen und isolierten Welt gewohnt. Wir kennen die Probleme, die dabei entstehen können. Deshalb achten wir auch sehr stark auf den entsprechenden Ausgleich und die Einhaltung von ein paar wichtigen Regeln. Wir können hier in der Kürze nicht alle Aspekte des Themas abdecken, zum Beispiel wie wir der drohenden Vereinsamung oder Störungen im Kommunikationsfluss begegnen. Aber die wichtigsten „technischen“ Punkte, vor allem die pragmatischen Lösungen, haben wir für Sie zusammengetragen.

Der ergonomische Arbeitsplatz

Derzeit kursieren in den Medien viele tolle Tipps, wie Sie ein Homeoffice organisieren. Die Ratschläge sind alle gut gemeint, aber zum Teil ungeeignet. Bei uns ist der Heimarbeitsplatz genau so eingerichtet wie das Firmenbüro: ein vernünftiger Bürostuhl, ein Tisch mit  ausreichend Platz für einen größeren Bildschirm, separate Tastatur und Maus und ein firmeneigenes Notebook, das auch nur für die Firmen-relevanten Arbeiten genutzt wird.

Kurzum: für ein paar Stunden oder Tage auf der Couch, am Esstisch oder im Schlafzimmer am Katzentisch arbeiten, das geht schon mal. Aber nicht auf Dauer. Denn die altbewährten Regeln der Ergonomie gelten auch hier. Da hilft übrigens auch der Blick in die Empfehlungen der Berufsgenossenschaften, sich die wichtigsten wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Warum das Notebook als vielseitiges, mobiles Arbeitsgerät allein sich nur bedingt als Arbeitsmittel eignet, erklärt sich eigentlich von selbst. Das viel zu kleine Display, die integrierte Tastatur und Maus verführen zu ungesunden Sitzhaltungen, die nur in der ersten Anmutung bequem erscheinen. Tatsächlich führen sie relativ schnell zu diversen gesundheitlichen Beschwerden. Dazu gehören zum Beispiel sehr häßlich klingende, schmerzhafte Erscheinungen wie das „Schulter-Arm-Syndrom“ oder migräneartige Kopfschmerzen. Das braucht jetzt wirklich niemand.

Die technische Ausstattung

Das Büro mal eben aus der Firma in die private Wohnung zu verlegen, das klingt so einfach. Aber tatsächlich müssen ein paar technische Vorkehrungen getroffen werden. Schließlich müssen Sie sowohl für den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter als auch für die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen. Deshalb brauchen Sie:

Eine stabile, breitbandige Internetanbindung

Es sollten mindestens 32 MBit/6 MBit/s ausschliesslich für Sie bereitstehen. Mehr ist natürlich immer besser, aber darauf haben Sie leider kaum Einfluss. Idealer Weise sollte man eine Dienstepriorisierung über das heimische IP-Gateway (Router) vornehmen können, damit die videostreamenden Zöglinge nicht die Leitungen überstrapazieren.

Eine individuell einstellbare Firewall

In professionellen IP-Gateways ist diese meist schon enthalten. Wir setzen zwar auch ein Standardprodukt ein, aber dies lässt sich programmieren und an die Anforderungen aller heimischen Internetanwendungen (Web, Telefonie, TV, Radio) anpassen. Allerdings beschränken wir uns bei der beruflichen Nutzung hier auch nur auf die Dienste, die über Webbrowser erreichbar sind. Für das externe Arbeiten im firmeneigen Netzwerk gehen wir andere Wege. Dass hier die eine vom Leitungsanbieter vorgefertige xy-Box nicht infrage kommt, sollte klar sein.

IP-Telefonie und VoIP-fähige Endgeräte im Homeoffice

Sie brauchen die Möglichkeit, auch im Homeoffice mit den Rufnummern der Firma zu arbeiten. Sie wollen nämlich garantiert nicht, dass Mitarbeiter ihre Geschäftskontakte über private Rufnummern anrufen. Wir nutzen dazu eine virtuelle, relativ frei programmierbar Telefonanlage eines großen IP-Telefonieanbieters. Unsere Mitarbeiter erhalten SIM-Karten mit denselben firmeneigenen Rufnummern, die auch im Betrieb genutzt werden für ihre Mobilfunktelefone. Dadurch erkennen Anrufer und Angerufene in der Nummernkennung immer unseren Büroanschluss.

Ein firmeneigener PC oder ein entsprechendes Notebook.

Privates und berufliches gehört streng getrennt. Die strikte technische Trennung ist für uns aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen ein absolutes Muss. Es ist unabdingbar, zu verhindern, das Familienmitglieder oder Gäste mutwillig oder aus Versehen auf Firmeninterna zugreifen können. Auch muss das Arbeitsgerät zu jeder Zeit und ohne Einschränkungen dem Mitarbeiter allein zur Verfügung stehen. Und wir müssen sicherstellen, dass Fehlbedienungen und Nachlässigkeiten der Mitbewohner nicht zu Sicherheitslücken werden.

Bitte nicht falsch verstehen

Wir wollen die Homeoffice-Euphorie auf gar keinen Fall trüben. Wir stehen zu 100% dahinter. Aber wir sehen es als unsere Pflicht an zu zeigen, dass funktionierende Dauerlösungen anders aussehen müssen als die aktuell improvisierten Maßnahmen. Schließlich ist ein echtes Homeoffice mehr als nur E-Mails beantworten und übers Web Cloudanwendungen zu bedienen.

Wieder auf dem Tablett: sichere Cloudanwendungen

Die größte Herausforderung in Sachen Heimarbeitsplätze liegt unserer Erfahrung nach in der Arbeitsorganisation. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Distanz zu jeder Zeit auf alle Daten in aktueller Form zugreifen können. Private (dedizierte) Datenclouds sind hier sehr hilfreich, vor allem wenn sie echte Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten erlauben. Auch Groupware-Lösungen für ERP- und CRM-Anwendungen leisten gute Dienste. Denn dann haben Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Zugriff auf viele unternehmensrelevante Prozesse und Ressourcen. Aber – und jetzt kommt es dick – wenn die Nutzung dieser Cloudanwendungen nicht lückenlos und vollumfänglich in den Unternehmensalltag integriert sind, sind sie nutzlos.

Spätestens jetzt müssen Sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mit Diensten wie WhatsApp, Dropbox und ähnlichen arbeiten können. Sie brauchen nämlich auch Backup-Strategien, Datenschutzkonzepte und vieles mehr. Mal abgesehen davon, dass diese Anwendungen für Unternehmen aus rechtlichen Gründen tabu sind, wie soll das mit diesen fremdgesteuerten Systemen gehen?

Last but not least: Der starke Wille zur Eigenmotivation und Selbstorganisation

Zunächst klingt es verführerisch: zu Hause im „Casual Ware“ auf der Couch ‚rumlümmeln und wichtige geschäftliche Dinge erledigen. Aber so funktioniert das mit dem Homeoffice nicht. Im Moment erleben viele leidgeprüfte Eltern, wie schwierig es ist, ohne Vorwarnung und Übung mit ihren beruflichen Aufgaben ins häusliche Umfeld geworfen zu werden. Der Heimarbeitsplatz ist eine echte Herausforderung an die Fähigkeit zur Selbstdisziplin, Eigenmotivation und Selbstorganisation. Sich genau so auf den Tag vorzubereiten wie beim klassischen Weg ins Büro, also wie gewohnt zur gleichen Zeit aufstehen, sich sauber und ordentlich zurecht machen etc. – das ist nur ein sehr kleiner Teil des Ganzen.

Nach entsprechender Eingewöhnung und Übung weiss man, welche Zeiten und Phasen die produktivsten sind. Und spätestens ab da muss man sich vom klassischen Arbeitszeitmodell verabschieden und in qualifizierten Aufgabenmodellen denken. Unterm Strich kommt nämlich besseres dabei heraus, wenn der Mitarbeiter weiss, wann er in welcher Qualität ein Ergebnis abliefern soll.

Aber der Weg bis dahin ist steinig und weniger mit guten Vorsätzen, als mit Vertrauen auf das Gelingen und mit der Bereitschaft zu mehr Flexibilität gepflastert. Der Mitarbeiter muss nämlich herausfinden, wann er am besten welche E-Mails schnell abfertig oder welche er in Ruhe konzentriert bearbeitet. Wann ist die beste Zeit für Telefonate? Wann ist die perfekte Phase für hochkonzentriertes oder kreatives Arbeit? Und steht dann auch ggf. Unterstützung für ein ruhiges Arbeitsumfeld bereit?

Wir selbst haben hier ganz verschiedene Leistungskurven bei unseren Mitarbeitern festgestellt und daraufhin unsere Anwesenheitszeiten im Büro angepasst. Der „frühe Vogel“ und der „Spätzünder“ arbeiten in ihren produktivsten Leistungsphasen.

Fazit

Sicherlich sind derzeit unkomplizierte und schnelle Lösungen gefragt, damit die Wirtschaft nicht vollends zum Erliegen kommt. Aber zu glauben, dass jetzt der dauerhafte Durchbruch für flexiblere Arbeitsmodelle wie die Heimarbeit geschafft ist, das ist schlichtweg naiv. Ja, wir haben gerade tatsächlich eine Chance zum Umdenken. Aber die erfolgreiche Umsetzung braucht sorgfältige Planung, nicht unhebliche montetäre und zeitliche Investitionen, bessere gesetzliche, steuerliche und organisatorische Rahmenbedingungen. Dann kann aus dem schönen Traum vom Homeoffice was werden.

Von der Pflicht zur Kür

Manchmal gewinnt man den Eindruck, dass der Unternehmer-Alltag nur aus Pflichten besteht. Die meisten davon machen dazu auch noch wenig Spaß. Aber wenn wir unsere vielen Pflichten vernachlässigen, dann haben wir noch viel weniger Freude. Denn dann müssen wir uns um einen Haufen Probleme kümmern, die erst recht Nerven kosten.

Beispiel Domainwissen

So passiert es nämlich regelmäßig vielen Domaininhabern, dass zum Beispiel eine Domain nicht zum anderen Anbieter umgezogen werden kann. Oder bei einer Adress-Änderung plötzlich die Website unerreichbar ist und die Gäste stattdessen eine Sperrseite zu sehen bekommen. Und das alles nur, weil man sich nicht um seine rechtlichen Pflichten als Domain-Inhaber gekümmert hat. Oder gar nicht weiss, was man über Domains und ihre Verwaltung alles so wissen müsste. Also die eigenen Informationspflichten aus Stressgründen ignoriert hat. Das ist peinlich, ärgerlich, unnötig.

Hier kommen wir wieder ins Spiel. Wir wollten schon lange wieder etwas zum Thema „Domains“ machen. Und da haben wir „die Pflicht zur Kür“ gemacht und das ganze Domain-Basiswissen für Unternehmer in einem neuen Webcast zusammengefasst. Damit hoffen wir natürlich, dass Sie zukünftig mit diesem Wissen nur noch Freude an Ihren Domains haben.

Beispiel IT-Sicherheit

Nicht nur wir machen uns Sorgen über Ihre IT-Sicherheit. Auch die Handwerkskammer Berlin hat das Thema wieder aufgegriffen und veranstaltet im März das „Forum digital IT-Sicherheit“ mit sinnvollen, zusätzlich begleitenden Maßnahmen. Wir finden das gut. Und sicherlich wird es sehr spannend sein, weil wieder viel Praxis mit im Spiel ist. Sich um ein Pflichtthema kümmern und Freude daran haben. Was will man mehr?

Umdenken hilft

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass man manchmal einfach den Spiess umdrehen muss. Deshalb unsere Empfehlung nach dem Motto „alles Einstellungssache“: Verändern Sie doch mal die Sichtweise. Wir nennen das für uns immer die „Umdeutung des Bewertungssystems“. Erstaunlicher Weise hilft es nämlich, wenn man den Blickwinkel wechselt. Wenn etwas Spaß macht oder die Neugierde weckt, dann ist die Beschäftigung mit einem Thema doch keine lästige Pflicht mehr – oder?

Zugegeben, diese Methode klappt nicht immer. Aber der eBusiness Lotse Berlin kann und soll Ihnen dabei helfen, dass Sie die Beschäftigung mit dem „Internet als Geschäftsanwendung“ eher als angenehme Kür betrachten, denn als lästige Pflicht.

In diesem Sinne

Ihr eBusiness Lotse Berlin

Wiedersehen macht Freude? Gilt bestimmt nicht für „Emotet“.

Wenn es Sie, die Freunde und Teilnehmer des eBusiness Lotsen Berlin betrifft, dann können wir diese Frage nur von ganzem Herzen bejahen. JA, Sie hier und jetzt im neuen Jahr 2020 begrüßen zu dürfen, bereitet uns die größte Freude. Wir hoffen, dass Sie alle gesund und munter die Feiertage und den Wechsel in die neue Dekade überstanden haben. Und dass Sie voller Tatendrang alle Ihre Vorhaben und Projekte im neuen Jahr erfolgreich umsetzen werden, das wünschen wir Ihnen natürlich auch. Denn das werden Sie brauchen.

Doppelt hält besser – vor allem bei „Emotet“

Zweimal 20 in der Jahreszahl – das klingt ja schon irgendwie verheißungsvoll und macht neugierig, was da so kommen mag. Oder? Und dann taucht ein alter Bekannter auf, auf den man garantiert NICHT neugierig ist, geschweige denn gerne wiedersieht. Und die Freude ist da eher auch einseitig. Er heißt „Emotet“ und ist einer der hinterlistigsten Angreifer auf die Integrität unser IT-Landschaft. Zuhause genau so wie im Unternehmen. Er ist ein erfolgreicher Trickbetrüger, seit es E-Mails mit Dateianhängen gibt, denn er zielt auf unsere menschlichen Schwächen. Da wir hierzu in unserem Webinar über E-Mailsicherheit eigentlich schon das Meiste und Wichtigste gesagt haben, lautet unsere Empfehlung: Wiederholen Sie es einfach noch einmal und halten sich an die Regeln. Dann verliert Emotet auch seinen Schrecken als Erfolgsgeschichte der Cyberkriminalität.

Eine „kleine“ Motivationshilfe

Machen Sie das Wissen über den sicheren Umgang mit E-Mails auch zum Pflichtprogramm für Ihre Kollegen und Mitarbeiter. Denn wenn nur einer unter Ihnen eine Sekunde unachtsam ist und beim E-Mail Lesen auf die falsche Stelle klickt, dann werden Sie eines für längere Zeit nicht wiedersehen und auch wenig Freude damit haben, nämlich die Sicherheit und Integrität Ihrer PCs, Notebooks, Tablets oder gar Ihres internen Netzwerkes. Und falls Sie das nicht glauben können, dann lesen Sie einfach mal den Artikel unserer Kollegen von der BB-ONE.net-Redaktion:

„Cyberkriminalität stellt größte Gefahr für Unternehmen dar“

Hier geht es nämlich genau darum, wie der sorglose und unbedachte Umgang mit Mailanhängen zu einem großen Problem wird. Das ist keine Panikmache, sondern eine sehr ernste Situation. Die können wir allerdings leicht in den Griff bekommen, wenn wir uns konsequent und bedingungslos an ein paar einfache Regeln im Umgang mit E-Mails halten. Und die kennen Sie ja bereits.

In jeden Fall wünschen wir Ihnen, dass Sie auch in 2020 wieder gut und sicher durch die Untiefen des Internets gelangen. Wir, der eBusiness Lotse Berlin, wird Sie dabei auch im neuen Jahr wieder gerne hindurch geleiten. Und bald gibt’s auch wieder neue Webinare, nicht nur zur IT-Sicherheit.

Versprochen.

Ihr eBusiness Lotse Berlin

Keine Atempause

Die Digitalisierung schreitet voran, mit der Cyberkriminalität auf der Überholspur. Das erfahren wir täglich aus den Medien. Auch in unserem Alltag war jeder von uns schon mindestens einmal direkt oder indirekt von Hacker-Attacken betroffen. Denn wer von Ihnen hat nicht schon einmal eine seltsame E-Mail mit einem dubiosen Anhang von einer eigentlich gut bekannten Mailadresse erhalten? (Und das Ding hoffentlich sofort ungelesen und ungeöffnet gelöscht.)

Die IT-Sicherheit immer fest im Blick

Es ist kaum noch zu übersehen: Das Thema IT-Sicherheit nimmt in unserem Alltag immer mehr Raum ein. In unserem Privatleben als Betroffene müssen wir mehr Sorgfalt bei der Herausgabe unserer Daten walten lassen. Als Anwender oder Verantwortlicher in unserem Unternehmen müssen wir dem Schutz der IT und der Daten von Kunden und Mitarbeitern inzwischen größte Aufmerksamkeit widmen.

Das legt auch die aktuelle Studie „Cybercrime 2018“ des BKA nahe. Dabei sind die meisten Erkenntnisse genau so wenig neu, wie das Wissen um effektive Gegenmaßnahmen. Deshalb wiederholt der eBusiness Lotse Berlin zwei Webinare über IT-Sicherheit, die wieder so aktuell wie bei der Erstveröffentlichung sind:

Wiederholungen helfen sich zu erinnern und sei es auch nur, um sich zuvergewissern, dass man alles richtig gemacht hat.

In diesem Sinne

Ihr eBusiness Lotse Berlin Team

Technische und organisatorische Maßnahmen in der IT-Sicherheit

Die IT-Sicherheit ist dank unserer digitalisierten Welt ein Dauerbrenner. Denn die Bedrohung durch immer rafiniertere Cyberattacken wächst quasi stündlich. Sie verursachen immer größere Schäden in der Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft. Deshalb sieht sich der Gesetzgeber gezwungen, die Gesetze entsprechend anzupassen und zu verschärfen. Dazu gehören Regelwerke wie TMG, TKG, DSGVO und das IT-Sicherheitsgesetz. Interessanter Weise haben sie in einem wichtigen Punkt einen gemeinsamen Nenner: die „TOM“. Die Erfahrung zeigt nämlich, dass technische und organisatorische Maßnahmen tatsächlich für mehr IT-Sicherheit sorgen, wenn man sie richtig anwendet.

Wegen seiner Allgemeingültigkeit wiederholen wir deshalb das entsprechende Webinar aus der DSGVO-Serie. Hier erfahren Sie das Wichtigste über „TOM“. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen Sie gemäß DSGVO ohnehin seit Mai 2018 umgesetzt haben. Daher lohnt es sich immer, regelmäßig einen Kontrollblick darauf zu werfen. Das Gute daran ist nämlich, dass Sie mit diesen Maßnahmen tatsächlich schon sehr viel für die Sicherheit Ihrer IT getan haben. Jetzt müssen Sie nur konsequent bleiben und Ihre Mitarbeiter schulen.

Referent/in

Uwe Stache, BB-ONE.net Ltd.

Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an Entscheider und Selbständige, welche für die Internetanwendungen ihres Unternehmens verantwortlich sind.

Vorkenntnisse

Grundsätzlich sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Doch falls Sie sich in das Thema einlesen oder tiefer einsteigen wollen, dann empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge im BB-ONE.net Magazin:

Des weiteren lohnen sich auch unsere Webinare:

Webinar starten:


Präsentation herunterladen:

Technische und organisatorische Maßnahmen in der DS-GVO, Webinar-Präsentation (224 Downloads)

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