Office@Home – was braucht man dafür?

Einfach mal von Zuhause arbeiten. Welcher Arbeitnehmer hat nicht auch schon früher mal davon geträumt? Bisher waren viele Arbeitgeber zögerlich, doch jetzt zwingt die aktuelle Situation viele in dieses Arbeitsmodell. Bisher spielte neben der Vertrauensfrage und den mit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen verbundenen Kosten unserer Erfahrung nach die folgende Frage eine wichtige Rolle: Welche Arbeitsumgebung muss man auf beiden Seiten schaffen, damit das Modell „Homeoffice“ auch wirklich funktioniert? Denn klar ist, dass weder Arbeitgeber noch die meisten Privathaushalte darauf irgendwie vorbereitet sind. Wir berichten aus unserer mehrjährigen Erfahrung und geben ein paar Denkanstöße, was Sie beachten sollten, wenn Sie daraus ein dauerhaft erfolgreiches Arbeitsmodell machen wollen.

Ein Bericht aus fünf Jahren Erfahrung mit dem Homeooffice

In der BB-ONE.net arbeiten wir bereits seit mehr als fünf Jahren in einem gemischten Arbeitsmodell erfolgreich mit Büroanwesenheitszeiten und Homeoffice Phasen.  Und machen damit gute Erfahrungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: Wir sind ein Internet-Unternehmen und sitzen an der Quelle der technischen Möglichkeiten. Diese schöpfen wir natürlich aus. Und wir sind das Arbeiten in einer virtuellen und isolierten Welt gewohnt. Wir kennen die Probleme, die dabei entstehen können. Deshalb achten wir auch sehr stark auf den entsprechenden Ausgleich und die Einhaltung von ein paar wichtigen Regeln. Wir können hier in der Kürze nicht alle Aspekte des Themas abdecken, zum Beispiel wie wir der drohenden Vereinsamung oder Störungen im Kommunikationsfluss begegnen. Aber die wichtigsten „technischen“ Punkte, vor allem die pragmatischen Lösungen, haben wir für Sie zusammengetragen.

Der ergonomische Arbeitsplatz

Derzeit kursieren in den Medien viele tolle Tipps, wie Sie ein Homeoffice organisieren. Die Ratschläge sind alle gut gemeint, aber zum Teil ungeeignet. Bei uns ist der Heimarbeitsplatz genau so eingerichtet wie das Firmenbüro: ein vernünftiger Bürostuhl, ein Tisch mit  ausreichend Platz für einen größeren Bildschirm, separate Tastatur und Maus und ein firmeneigenes Notebook, das auch nur für die Firmen-relevanten Arbeiten genutzt wird.

Kurzum: für ein paar Stunden oder Tage auf der Couch, am Esstisch oder im Schlafzimmer am Katzentisch arbeiten, das geht schon mal. Aber nicht auf Dauer. Denn die altbewährten Regeln der Ergonomie gelten auch hier. Da hilft übrigens auch der Blick in die Empfehlungen der Berufsgenossenschaften, sich die wichtigsten wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Warum das Notebook als vielseitiges, mobiles Arbeitsgerät allein sich nur bedingt als Arbeitsmittel eignet, erklärt sich eigentlich von selbst. Das viel zu kleine Display, die integrierte Tastatur und Maus verführen zu ungesunden Sitzhaltungen, die nur in der ersten Anmutung bequem erscheinen. Tatsächlich führen sie relativ schnell zu diversen gesundheitlichen Beschwerden. Dazu gehören zum Beispiel sehr häßlich klingende, schmerzhafte Erscheinungen wie das „Schulter-Arm-Syndrom“ oder migräneartige Kopfschmerzen. Das braucht jetzt wirklich niemand.

Die technische Ausstattung

Das Büro mal eben aus der Firma in die private Wohnung zu verlegen, das klingt so einfach. Aber tatsächlich müssen ein paar technische Vorkehrungen getroffen werden. Schließlich müssen Sie sowohl für den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter als auch für die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen. Deshalb brauchen Sie:

Eine stabile, breitbandige Internetanbindung

Es sollten mindestens 32 MBit/6 MBit/s ausschliesslich für Sie bereitstehen. Mehr ist natürlich immer besser, aber darauf haben Sie leider kaum Einfluss. Idealer Weise sollte man eine Dienstepriorisierung über das heimische IP-Gateway (Router) vornehmen können, damit die videostreamenden Zöglinge nicht die Leitungen überstrapazieren.

Eine individuell einstellbare Firewall

In professionellen IP-Gateways ist diese meist schon enthalten. Wir setzen zwar auch ein Standardprodukt ein, aber dies lässt sich programmieren und an die Anforderungen aller heimischen Internetanwendungen (Web, Telefonie, TV, Radio) anpassen. Allerdings beschränken wir uns bei der beruflichen Nutzung hier auch nur auf die Dienste, die über Webbrowser erreichbar sind. Für das externe Arbeiten im firmeneigen Netzwerk gehen wir andere Wege. Dass hier die eine vom Leitungsanbieter vorgefertige xy-Box nicht infrage kommt, sollte klar sein.

IP-Telefonie und VoIP-fähige Endgeräte im Homeoffice

Sie brauchen die Möglichkeit, auch im Homeoffice mit den Rufnummern der Firma zu arbeiten. Sie wollen nämlich garantiert nicht, dass Mitarbeiter ihre Geschäftskontakte über private Rufnummern anrufen. Wir nutzen dazu eine virtuelle, relativ frei programmierbar Telefonanlage eines großen IP-Telefonieanbieters. Unsere Mitarbeiter erhalten SIM-Karten mit denselben firmeneigenen Rufnummern, die auch im Betrieb genutzt werden für ihre Mobilfunktelefone. Dadurch erkennen Anrufer und Angerufene in der Nummernkennung immer unseren Büroanschluss.

Ein firmeneigener PC oder ein entsprechendes Notebook.

Privates und berufliches gehört streng getrennt. Die strikte technische Trennung ist für uns aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen ein absolutes Muss. Es ist unabdingbar, zu verhindern, das Familienmitglieder oder Gäste mutwillig oder aus Versehen auf Firmeninterna zugreifen können. Auch muss das Arbeitsgerät zu jeder Zeit und ohne Einschränkungen dem Mitarbeiter allein zur Verfügung stehen. Und wir müssen sicherstellen, dass Fehlbedienungen und Nachlässigkeiten der Mitbewohner nicht zu Sicherheitslücken werden.

Bitte nicht falsch verstehen

Wir wollen die Homeoffice-Euphorie auf gar keinen Fall trüben. Wir stehen zu 100% dahinter. Aber wir sehen es als unsere Pflicht an zu zeigen, dass funktionierende Dauerlösungen anders aussehen müssen als die aktuell improvisierten Maßnahmen. Schließlich ist ein echtes Homeoffice mehr als nur E-Mails beantworten und übers Web Cloudanwendungen zu bedienen.

Wieder auf dem Tablett: sichere Cloudanwendungen

Die größte Herausforderung in Sachen Heimarbeitsplätze liegt unserer Erfahrung nach in der Arbeitsorganisation. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Distanz zu jeder Zeit auf alle Daten in aktueller Form zugreifen können. Private (dedizierte) Datenclouds sind hier sehr hilfreich, vor allem wenn sie echte Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten erlauben. Auch Groupware-Lösungen für ERP- und CRM-Anwendungen leisten gute Dienste. Denn dann haben Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Zugriff auf viele unternehmensrelevante Prozesse und Ressourcen. Aber – und jetzt kommt es dick – wenn die Nutzung dieser Cloudanwendungen nicht lückenlos und vollumfänglich in den Unternehmensalltag integriert sind, sind sie nutzlos.

Spätestens jetzt müssen Sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mit Diensten wie WhatsApp, Dropbox und ähnlichen arbeiten können. Sie brauchen nämlich auch Backup-Strategien, Datenschutzkonzepte und vieles mehr. Mal abgesehen davon, dass diese Anwendungen für Unternehmen aus rechtlichen Gründen tabu sind, wie soll das mit diesen fremdgesteuerten Systemen gehen?

Last but not least: Der starke Wille zur Eigenmotivation und Selbstorganisation

Zunächst klingt es verführerisch: zu Hause im „Casual Ware“ auf der Couch ‚rumlümmeln und wichtige geschäftliche Dinge erledigen. Aber so funktioniert das mit dem Homeoffice nicht. Im Moment erleben viele leidgeprüfte Eltern, wie schwierig es ist, ohne Vorwarnung und Übung mit ihren beruflichen Aufgaben ins häusliche Umfeld geworfen zu werden. Der Heimarbeitsplatz ist eine echte Herausforderung an die Fähigkeit zur Selbstdisziplin, Eigenmotivation und Selbstorganisation. Sich genau so auf den Tag vorzubereiten wie beim klassischen Weg ins Büro, also wie gewohnt zur gleichen Zeit aufstehen, sich sauber und ordentlich zurecht machen etc. – das ist nur ein sehr kleiner Teil des Ganzen.

Nach entsprechender Eingewöhnung und Übung weiss man, welche Zeiten und Phasen die produktivsten sind. Und spätestens ab da muss man sich vom klassischen Arbeitszeitmodell verabschieden und in qualifizierten Aufgabenmodellen denken. Unterm Strich kommt nämlich besseres dabei heraus, wenn der Mitarbeiter weiss, wann er in welcher Qualität ein Ergebnis abliefern soll.

Aber der Weg bis dahin ist steinig und weniger mit guten Vorsätzen, als mit Vertrauen auf das Gelingen und mit der Bereitschaft zu mehr Flexibilität gepflastert. Der Mitarbeiter muss nämlich herausfinden, wann er am besten welche E-Mails schnell abfertig oder welche er in Ruhe konzentriert bearbeitet. Wann ist die beste Zeit für Telefonate? Wann ist die perfekte Phase für hochkonzentriertes oder kreatives Arbeit? Und steht dann auch ggf. Unterstützung für ein ruhiges Arbeitsumfeld bereit?

Wir selbst haben hier ganz verschiedene Leistungskurven bei unseren Mitarbeitern festgestellt und daraufhin unsere Anwesenheitszeiten im Büro angepasst. Der „frühe Vogel“ und der „Spätzünder“ arbeiten in ihren produktivsten Leistungsphasen.

Fazit

Sicherlich sind derzeit unkomplizierte und schnelle Lösungen gefragt, damit die Wirtschaft nicht vollends zum Erliegen kommt. Aber zu glauben, dass jetzt der dauerhafte Durchbruch für flexiblere Arbeitsmodelle wie die Heimarbeit geschafft ist, das ist schlichtweg naiv. Ja, wir haben gerade tatsächlich eine Chance zum Umdenken. Aber die erfolgreiche Umsetzung braucht sorgfältige Planung, nicht unhebliche montetäre und zeitliche Investitionen, bessere gesetzliche, steuerliche und organisatorische Rahmenbedingungen. Dann kann aus dem schönen Traum vom Homeoffice was werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen in der IT-Sicherheit

Die IT-Sicherheit ist dank unserer digitalisierten Welt ein Dauerbrenner. Denn die Bedrohung durch immer rafiniertere Cyberattacken wächst quasi stündlich. Sie verursachen immer größere Schäden in der Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft. Deshalb sieht sich der Gesetzgeber gezwungen, die Gesetze entsprechend anzupassen und zu verschärfen. Dazu gehören Regelwerke wie TMG, TKG, DSGVO und das IT-Sicherheitsgesetz. Interessanter Weise haben sie in einem wichtigen Punkt einen gemeinsamen Nenner: die „TOM“. Die Erfahrung zeigt nämlich, dass technische und organisatorische Maßnahmen tatsächlich für mehr IT-Sicherheit sorgen, wenn man sie richtig anwendet.

Wegen seiner Allgemeingültigkeit wiederholen wir deshalb das entsprechende Webinar aus der DSGVO-Serie. Hier erfahren Sie das Wichtigste über „TOM“. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen Sie gemäß DSGVO ohnehin seit Mai 2018 umgesetzt haben. Daher lohnt es sich immer, regelmäßig einen Kontrollblick darauf zu werfen. Das Gute daran ist nämlich, dass Sie mit diesen Maßnahmen tatsächlich schon sehr viel für die Sicherheit Ihrer IT getan haben. Jetzt müssen Sie nur konsequent bleiben und Ihre Mitarbeiter schulen.

Referent/in

Uwe Stache, BB-ONE.net Ltd.

Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an Entscheider und Selbständige, welche für die Internetanwendungen ihres Unternehmens verantwortlich sind.

Vorkenntnisse

Grundsätzlich sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Doch falls Sie sich in das Thema einlesen oder tiefer einsteigen wollen, dann empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge im BB-ONE.net Magazin:

Des weiteren lohnen sich auch unsere Webinare:

Webinar starten:


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Technische und organisatorische Maßnahmen in der DS-GVO, Webinar-Präsentation (237 Downloads)

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HWK lädt ein: Website, Newsletter, Facebook, WhatsApp & Co. rechtssicher nutzen

Termin: 4. Dezember 2018, 17:00 Uhr bis 19:00 Uhr

Die Anforderungen an rechtssichere Onlineanwendungen nehmen zu und werden immer komplizierter. Daher sollten Sie wissen, welche Regeln für Ihre Websites, den Newsletterversand und die Nutzung von sozialen Netzwerken und freien Messenger-Diensten gelten. Und damit Sie auf dem Laufenden bleiben, bietet die Handwerkskammer Berlin wieder eine Veranstaltung zu diesem Thema an.

Rechtssichere Onlineanwendungen anschaulich und verständlich

Den Referenten Herrn Rechtsanwalt Karsten U. Bartels kennen wir vom eBusiness Lotsen Berlin selbst aus vielen Jahren gemeinsamer Veranstaltungen. Herr Bartels versteht es wie kaum ein anderer Rechtsanwalt, so trockene Themen wie die neue Datenschutz-Grundverordnung, das Urheber-, Wettbewerbs- und Telemedienrecht anschaulich und praxisnah zu behandeln. Das ist auch kein Wunder, denn Online-Recht ist sein Spezialgebiet seit es diese Fragestellungen gibt. Deshalb können wir Ihnen den Vortrag nur wärmstens ans Herz legen, er ist jeden Cent wert. Danach haben Sie genau den Überblick, den Sie zum Thema „rechtssichere Onlineanwendungen“ brauchen.

Ort:

Bildungs- und Technologiezentrum (BTZ), der Handwerkskammer Berlin, Mehringdamm 14, 10961 Berlin, Raum Nr. 506

Teilnahme:

Die Teilnahme kostet für Mitglieder der HWK Berlin 20,- €. Nichtmitglieder zahlen 50,- €. Selbstverständlich erhalten Sie eine Rechnung.

Anmeldung:

Bitte melden Sie sich mit dem Anmeldeformular frühzeitig an, denn nach unserer Erfahrung ist diese Veranstaltung gut besucht.

Weitere Informationen

Weitere Infos zur Veranstaltung sowie das Anmeldeformular finden Sie hier …

Für Fragen steht Ihnen Steffi Reich [reich (at) hwk-berlin . de], Assessorin Recht und Gewerbeangelegenheiten, gerne zur Verfügung.

DS-GVO und WebSite-Analyse

Als zielorientierter WebSite-Betreiber sollten Sie eine Analyse-Software einsetzen, damit Sie die Besucher Ihrer Site besser kennenlernen. Dazu stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, wie zum Beispiel die mächtigen, kostenfreien Tools von Google Analytics oder Piwik, das seit März 2018 „Matomo“ heißt. Natürlich können Sie auch auf bezahlte Services von spezialisierten Agenturen zurückgreifen, doch eines ist allen gemein: Sie müssen die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) einhalten. Wie das gehen soll, erfahren Sie in diesem Webinar.

Der richtige Umgang mit Analyse-Software in der DS-GVO

De facto handelt es sich bei allen Daten, die Ihre Analyse-Software über Ihre WebSite-Besucher sammelt, um personenbezogene Daten. Das heisst aber auch: hier greift das Datenschutzgesetz. Übrigens schon seit Jahren. Doch die neue DS-GVO hat ein paar Erweiterungen mit im Gepäck. Deshalb geht dieses Webinar der Frage nach, was Sie ab dem 25.05.2018 beachten müssen, wenn Sie weiterhin WebSite Analyse-Software einsetzen wollen. Darum zeigen wie Ihnen in diesem Webinar, wie Sie mit den Themen

  • Informationspflicht
  • Widerspruchsrecht
  • Anonymisierung

richtig umgehen.

Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an Entscheider und Selbständige, welche für die Internetanwendungen ihres Unternehmens verantwortlich sind.

Vorkenntnisse

Grundsätzlich sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Denn wir erklären in diesem Webinar noch einmal kurz alle wichtigen Begriffe. Aber es könnte hilfreich sein, wenn Sie sich vorher noch einmal den Video-Beitrag „DS-GVO – ein Überblick für Entscheider“ anschauen. Er dauert nur etwas über 17 Minuten.

Doch falls Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, dann empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge im BB-ONE.net Magazin:

Alle vorherigen Video-Beiträge zur Datenschutz-Grundverordnung inklusive Präsentationen zum Download finden Sie hier …

Webinar wiederholen:


Präsentation herunterladen:

WebSite-Analyse in der DSGVO, Webinar-Präsentation (219 Downloads)

Fragen?

Leider haben wir noch keine Chat-Funktion. Diese werden wir im Laufe des Jahres nachrüsten. Bis dahin empfehlen wir Ihnen, das Webinar zuende anzusehen und dann anschließend Ihre Fragen zu senden. Dafür können Sie das nachfolgende Formular nutzen.

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DS-GVO und Hosting – Ihre Web-Dienste sind dran!

„Was haben denn meine WebSites mit der Datenschutz-Grundverordnung am Hut?“ Bei einem Shopsystem mag das ja noch logisch sein. Aber Web-Dienste wie eine „normale“ Firmen-Homepage kommen doch ohne personenbezogene Daten aus – oder? Doch hier trügt der Schein. Denn beim Hosting werden z. B. Nutzer-IPs in sogenannten Logfiles erfasst, und diese sind zählen gemäß neuer DS-GVO zu den Daten, die eine einzelne Person identifizieren können. Und das heisst: Sie als WebSite-Betreiber haben bestimmte Dokumentationspflichten zu erfüllen. In diesem Webinar erfahren Sie deshalb, wie Sie den Status Ihrer Web-Dienste richtig erkennen und bewerten.

Ihre Web-Dienste in der Datenschutz-Grundverordnung

Damit Ihnen die Zusammenhänge klar werden, gehen wir auf die folgenden Fragen ein:

  1. Wann ist die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten erlaubt?
  2. Welche Pflichten ergeben sich aus dem Betreiben von WebSiten für Sie als Inhaber?
  3. Welche Daten fallen beim Hosting wo an?
  4. Wer ist wann und wofür zuständig bzw. verantwortlich: Inhaber oder Hosting-Anbieter?

Denn daraus ergibt sich, auf welche Weise Sie das Hosting Ihrer Web-Dienste im „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ dokumentieren müssen.

Zielgruppe

Das Webinar richtet sich an Entscheider und Selbständige, welche für die Internetanwendungen ihres Unternehmens verantwortlich sind.

Vorkenntnisse

Grundsätzlich sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Denn wir erklären in diesem Webinar noch einmal kurz alle wichtigen Begriffe. Aber es könnte hilfreich sein, wenn Sie sich vorher noch einmal den Video-Beitrag „DS-GVO – ein Überblick für Entscheider“ anschauen. Er dauert nur etwas über 17 Minuten.

Doch falls Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, dann empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge im BB-ONE.net Magazin:

Alle vorherigen Video-Beiträge zur Datenschutz-Grundverordnung inklusive Präsentationen zum Download finden Sie hier …

Webinar wiederholen:


Präsentation herunterladen:

Hosting und DS-GVO, Webinar-Präsentation (192 Downloads)

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Leider haben wir noch keine Chat-Funktion. Diese werden wir im Laufe des Jahres nachrüsten. Bis dahin empfehlen wir Ihnen, das Webinar zuende anzusehen und dann anschließend Ihre Fragen zu senden. Dafür können Sie das nachfolgende Formular nutzen.

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