Komfortabel in der Cloud oder souverän digitalisiert?

„Wir müssen in die Cloud! … Wieso?“

Als man vor gut zwei Jahrzehnten über einen ähnlich lautenden Dialog in einem IBM-Werbespot schmunzelte, da steckte das „eBusiness“ quasi noch in den Kinderschuhen. Die „Zukunft des Business“ im Internet schien vielen in weiter Ferne. Doch nur wenige Jahre später galt ein Unternehmen ohne Website quasi als nicht existent, die E-Mail wurde zum wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsverkehr. Seit neuestem sind es die Cloudlösungen, welche die Digitalisierung von Unternehmen vorantreiben sollen.

Eine berechtigte Frage …

Die Digitalisierung steht also inzwischen ganz oben auf der Zukunftsagenda. Aber was genau bedeutet das? Cloudanbieter vermitteln gerne den Eindruck, dass Digitalisierung nur mit Cloudlösungen, also über das Internet, zu erreichen ist. Doch Unternehmen, die diesem Aufruf bedingungslos und uneingeschränkt folgen, bezahlen einen hohen Preis. Die Frage nach dem „Wieso (eigentlich)?“ ist also durchaus berechtigt. Deshalb gehen wir ihr in diesem Online-Ratgeber nach.

Was machen Cloudlösungen so gut?

Es gibt viele, sehr gute Gründe, für bestimmte Anwendungen Cloudlösungen einzusetzen. Denn im Internet verfügbare Dienste sind in der Regel von überall aus mit jedem Endgerät jederzeit abrufbar. Sie können theoretisch für einen unbegrenzten Personenkreis sofort bereit gestellt und von allen Beteiligten genutzt werden. Der Betrieb der Software auf externen Servern ist in der Regel recht preiswert, denn man teilt sich die Ressourcen mit anderen Anwendern auf der technischen Infrastruktur des Cloudanbieters. Keine Frage, das Arbeiten mit Cloudlösungen hat viele Vorteile. Spätestens seit Frühjahr 2020 sind Cloudlösungen aus dem betrieblichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Denn Home-Office ohne Videokonferenz System, Datencloud und Groupware ist eine ziemlich spaßbefreite Angelegenheit.

Eine erste Antwort

Also halten wir zum „Wieso“ fest: Für bestimmte Anwendungen sind Cloudlösungen sehr praktisch und komfortabel. Sie sind wichtiger Bestandteil einer sinnvollen Digitalisierung. Dennoch müssen Sie hier ein paar grundlegende Dinge unterscheiden. Denn es gibt auch eine Reihe von Geschäftsanwendungen, die in der Cloud eigentlich gar nichts zu suchen haben, jedenfalls nicht ohne doppeltes Netz und vierfachen Boden. Vor allem, wenn Sie Wert auf „Business Continuity“ legen, also auf die Ausfallsicherheit Ihres Unternehmens. Aber dazu später mehr. Wenden wir uns zunächst der Schokoladenseite von Cloudlösungen zu.

Drei Grundregeln für den Einsatz von Cloudlösungen

Egal, wie Sie es drehen und wenden, mit jeder Geschäftsanwendungen, die Sie in die Cloud verlegen, geben Sie ein Stück digitale Souveränität auf. Und bleiben dennoch in der unternehmerischen Verantwortung. Outsourcing schafft Abhängigkeiten und bindet Sie an Ihren Anbieter. Deshalb die

Regel Nr. 1: Anbieter sorgfältig auswählen

Das gilt sowohl für Ihre Agentur, die Ihnen eine Cloudlösung vermittelt als auch für den Softwarehersteller, der Ihnen eigentlich eine „Software as a Service (SaaS)“ als Mietmodell anbietet. Fragen Sie nach, welche Backup- und Datensicherungskonzepte mit angeboten werden. Haken Sie nach, ob die technische Infrastruktur  (Strom, Klima, Leitungen etc.) redundant angelegt ist. Denn nur so können Sie ein Mindestmaß an Ausfallsicherheit und durchgehender Verfügbarkeit voraussetzen. Wie wichtig das ist, können Sie hier nachlesen: „Cloud – zu Risiken und Nebenwirkungen …“

Regel Nr. 2:  Serverstandort D oder EU bevorzugen

Wie Sie wissen, unterliegt Ihr Unternehmen der (EU)-DSGVO. Sie müssen damit sicherstellen, dass die Server, auf denen die Sie Ihre Daten speichern und bearbeiten, sich mindestens innerhalb des EU-Gebietes befinden. Andernfalls müssen Sie mit entsprechenden AV-Vereinbarungen sicherstellen, dass der Cloudserver Betreiber – und nicht nur Ihre Agentur oder der Softwaranbieter ! – die europäischen Datenschutzregeln einhält. Die Veranwortung lässt sich hier leider nicht delegieren, sondern liegt ganz bei Ihnen. Als Tipp für die Praxis geben wir Ihnen mit, den Geschäftssitz der Anbieter zu überprüfen. Dieser ist zwar für Laien oft nicht so leicht zu ermitteln, aber mit etwas Beharrlichkeit bekommen Sie das hin. Denn auch die IP der Dienste erlaubt Rückschlüsse auf den Serverstandort. Für mehr Tipps in dieser Sache empfehlen wir Ihnen unseren Webcast: Datenverarbeitung in den USA.

Regel Nr. 3: Eignungstest der Geschäftsanwendungen (Cloud vs. digital-souveräne Alternative)

Hier geht es ans Eingemachte. Wir erwähnten bereits, dass nicht jede Anwendung „in die Cloud“ gehört. Aber über das „JA“ oder „NEIN“ müssen Sie selbst entscheiden. Denn schließlich geht es um Ihre digitale Souveränität, also um die unternehmerische Eigenständigkeit Ihrer Unternehmens-IT. Sie sollten allerdings wissen, dass es immer die eine Alternative zur Cloud gibt, ohne auf die Vorteile digitaler Geschäftsabläufe verzichten zu müssen.

CRM & Groupware: Vom Adress- und Daten-Wirrwarr zur Unternehmenskommunikation und -organisation

Cloud- oder Inhouse-Lösungen zur Kundenverwaltung und Unternehmensorganisation für jede Unternehmensgröße maßgeschneidert.

Wie gut hat Ihre IT die Kunden im Griff?

E-Mailadressen im Mailprogramm, die anderen Kontaktdaten in einem vCard-Programm, Abrechnungsdaten in der Buchhaltung bzw. ERP-Programm, projektbezogene Informationen beim Fachmitarbeiter, Terminverwaltung im Sekretariat und ein Großteil der Informationen auf diversen mobilen Endgeräten Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Die Informationen sind ungesichert, unstrukturiert, redundant und doch nie vollständig oder schnell genug zur Hand, wenn man sie braucht. Das kommt Ihnen vertraut vor?

„Customer Relation Management“ ist heute kein Zauberwerk mehr. Auch und gerade für Kleinstunternehmen lohnt es sich, über eine passende CRM-Lösung für die Kundenverwaltung und -kommunikation nachzudenken, denn sie erspart Arbeit, Zeit und Geld. Gehen Sie einen Schritt weiter und schauen über den Tellerrand der reinen Adreß- und Kondaktdatenorganisation hinweg, dann entdecken Sie das Land der Groupwares: von kundennahen Aufgaben wie Termine planen und Korrespondenz organisieren über die Verwaltung von personellen, räumlichen und technischen Ressourcen bis hin zur Dokumentenverwaltung, Kampagnenplanung und Projektmanagement – sie helfen Ihnen, Ihr Unternehmen auch virtuell und mobil im Griff zu behalten.

Fragestellungen

CRM oder Groupware? Im Grunde ist es fast das Gleiche, denn beide enthalten ähnliche Funktionen, lediglich aus einem etwas anderem Blickwinkel heraus gewichtet. Deshalb befasst sich diese Veranstaltung mit beiden und beantwortet Fragen wie:

  • Welche Lösungen und „Philosophien“ gibt es (Marktübersicht)?
  • Welcher Leistungsumfang muss abgedeckt sein, welche Extras sind nützlich?
  • Was können Sie mit einem CRM bzw. einer Groupware an Aufgaben abdecken (Einsatzmöglichkeiten)
  • Wann passt der Inhouse-Betrieb, wann sollten Sie „in die Cloud“ gehen?
  • Was müssen Sie in Sachen „Sicherheit“ beachten?
  • Wie treffen Sie die richtige Entscheidung für das passende System?
  • Stehen Investions- und Arbeitsaufwand im Verhältnis zu Nutzen und Mehrwert (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung)?
  • Wie sieht die Einführung und der Betrieb eines CRM in der Praxis aus (Best Practice am Beispiel eines Kundenprojektes mit vTiger)?

Die Veranstaltung richtet sich an  IT-Verantwortliche und Entscheider, welche die Informations- und Organisationsstrukturen ihres Unternehmens auf IT-Anwendungen gesichert abbilden und strukturieren wollen und trotzdem mobile und flexible Arbeitsumgebungen für ihrer Mitarbeiter schaffen wollen.