Office@Home – was braucht man dafür?

Einfach mal von Zuhause arbeiten. Welcher Arbeitnehmer hat nicht auch schon früher mal davon geträumt? Bisher waren viele Arbeitgeber zögerlich, doch jetzt zwingt die aktuelle Situation viele in dieses Arbeitsmodell. Bisher spielte neben der Vertrauensfrage und den mit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen verbundenen Kosten unserer Erfahrung nach die folgende Frage eine wichtige Rolle: Welche Arbeitsumgebung muss man auf beiden Seiten schaffen, damit das Modell „Homeoffice“ auch wirklich funktioniert? Denn klar ist, dass weder Arbeitgeber noch die meisten Privathaushalte darauf irgendwie vorbereitet sind. Wir berichten aus unserer mehrjährigen Erfahrung und geben ein paar Denkanstöße, was Sie beachten sollten, wenn Sie daraus ein dauerhaft erfolgreiches Arbeitsmodell machen wollen.

Ein Bericht aus fünf Jahren Erfahrung mit dem Homeooffice

In der BB-ONE.net arbeiten wir bereits seit mehr als fünf Jahren in einem gemischten Arbeitsmodell erfolgreich mit Büroanwesenheitszeiten und Homeoffice Phasen.  Und machen damit gute Erfahrungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: Wir sind ein Internet-Unternehmen und sitzen an der Quelle der technischen Möglichkeiten. Diese schöpfen wir natürlich aus. Und wir sind das Arbeiten in einer virtuellen und isolierten Welt gewohnt. Wir kennen die Probleme, die dabei entstehen können. Deshalb achten wir auch sehr stark auf den entsprechenden Ausgleich und die Einhaltung von ein paar wichtigen Regeln. Wir können hier in der Kürze nicht alle Aspekte des Themas abdecken, zum Beispiel wie wir der drohenden Vereinsamung oder Störungen im Kommunikationsfluss begegnen. Aber die wichtigsten „technischen“ Punkte, vor allem die pragmatischen Lösungen, haben wir für Sie zusammengetragen.

Der ergonomische Arbeitsplatz

Derzeit kursieren in den Medien viele tolle Tipps, wie Sie ein Homeoffice organisieren. Die Ratschläge sind alle gut gemeint, aber zum Teil ungeeignet. Bei uns ist der Heimarbeitsplatz genau so eingerichtet wie das Firmenbüro: ein vernünftiger Bürostuhl, ein Tisch mit  ausreichend Platz für einen größeren Bildschirm, separate Tastatur und Maus und ein firmeneigenes Notebook, das auch nur für die Firmen-relevanten Arbeiten genutzt wird.

Kurzum: für ein paar Stunden oder Tage auf der Couch, am Esstisch oder im Schlafzimmer am Katzentisch arbeiten, das geht schon mal. Aber nicht auf Dauer. Denn die altbewährten Regeln der Ergonomie gelten auch hier. Da hilft übrigens auch der Blick in die Empfehlungen der Berufsgenossenschaften, sich die wichtigsten wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Warum das Notebook als vielseitiges, mobiles Arbeitsgerät allein sich nur bedingt als Arbeitsmittel eignet, erklärt sich eigentlich von selbst. Das viel zu kleine Display, die integrierte Tastatur und Maus verführen zu ungesunden Sitzhaltungen, die nur in der ersten Anmutung bequem erscheinen. Tatsächlich führen sie relativ schnell zu diversen gesundheitlichen Beschwerden. Dazu gehören zum Beispiel sehr häßlich klingende, schmerzhafte Erscheinungen wie das „Schulter-Arm-Syndrom“ oder migräneartige Kopfschmerzen. Das braucht jetzt wirklich niemand.

Die technische Ausstattung

Das Büro mal eben aus der Firma in die private Wohnung zu verlegen, das klingt so einfach. Aber tatsächlich müssen ein paar technische Vorkehrungen getroffen werden. Schließlich müssen Sie sowohl für den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter als auch für die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen. Deshalb brauchen Sie:

Eine stabile, breitbandige Internetanbindung

Es sollten mindestens 32 MBit/6 MBit/s ausschliesslich für Sie bereitstehen. Mehr ist natürlich immer besser, aber darauf haben Sie leider kaum Einfluss. Idealer Weise sollte man eine Dienstepriorisierung über das heimische IP-Gateway (Router) vornehmen können, damit die videostreamenden Zöglinge nicht die Leitungen überstrapazieren.

Eine individuell einstellbare Firewall

In professionellen IP-Gateways ist diese meist schon enthalten. Wir setzen zwar auch ein Standardprodukt ein, aber dies lässt sich programmieren und an die Anforderungen aller heimischen Internetanwendungen (Web, Telefonie, TV, Radio) anpassen. Allerdings beschränken wir uns bei der beruflichen Nutzung hier auch nur auf die Dienste, die über Webbrowser erreichbar sind. Für das externe Arbeiten im firmeneigen Netzwerk gehen wir andere Wege. Dass hier die eine vom Leitungsanbieter vorgefertige xy-Box nicht infrage kommt, sollte klar sein.

IP-Telefonie und VoIP-fähige Endgeräte im Homeoffice

Sie brauchen die Möglichkeit, auch im Homeoffice mit den Rufnummern der Firma zu arbeiten. Sie wollen nämlich garantiert nicht, dass Mitarbeiter ihre Geschäftskontakte über private Rufnummern anrufen. Wir nutzen dazu eine virtuelle, relativ frei programmierbar Telefonanlage eines großen IP-Telefonieanbieters. Unsere Mitarbeiter erhalten SIM-Karten mit denselben firmeneigenen Rufnummern, die auch im Betrieb genutzt werden für ihre Mobilfunktelefone. Dadurch erkennen Anrufer und Angerufene in der Nummernkennung immer unseren Büroanschluss.

Ein firmeneigener PC oder ein entsprechendes Notebook.

Privates und berufliches gehört streng getrennt. Die strikte technische Trennung ist für uns aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen ein absolutes Muss. Es ist unabdingbar, zu verhindern, das Familienmitglieder oder Gäste mutwillig oder aus Versehen auf Firmeninterna zugreifen können. Auch muss das Arbeitsgerät zu jeder Zeit und ohne Einschränkungen dem Mitarbeiter allein zur Verfügung stehen. Und wir müssen sicherstellen, dass Fehlbedienungen und Nachlässigkeiten der Mitbewohner nicht zu Sicherheitslücken werden.

Bitte nicht falsch verstehen

Wir wollen die Homeoffice-Euphorie auf gar keinen Fall trüben. Wir stehen zu 100% dahinter. Aber wir sehen es als unsere Pflicht an zu zeigen, dass funktionierende Dauerlösungen anders aussehen müssen als die aktuell improvisierten Maßnahmen. Schließlich ist ein echtes Homeoffice mehr als nur E-Mails beantworten und übers Web Cloudanwendungen zu bedienen.

Wieder auf dem Tablett: sichere Cloudanwendungen

Die größte Herausforderung in Sachen Heimarbeitsplätze liegt unserer Erfahrung nach in der Arbeitsorganisation. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Distanz zu jeder Zeit auf alle Daten in aktueller Form zugreifen können. Private (dedizierte) Datenclouds sind hier sehr hilfreich, vor allem wenn sie echte Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten erlauben. Auch Groupware-Lösungen für ERP- und CRM-Anwendungen leisten gute Dienste. Denn dann haben Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Zugriff auf viele unternehmensrelevante Prozesse und Ressourcen. Aber – und jetzt kommt es dick – wenn die Nutzung dieser Cloudanwendungen nicht lückenlos und vollumfänglich in den Unternehmensalltag integriert sind, sind sie nutzlos.

Spätestens jetzt müssen Sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mit Diensten wie WhatsApp, Dropbox und ähnlichen arbeiten können. Sie brauchen nämlich auch Backup-Strategien, Datenschutzkonzepte und vieles mehr. Mal abgesehen davon, dass diese Anwendungen für Unternehmen aus rechtlichen Gründen tabu sind, wie soll das mit diesen fremdgesteuerten Systemen gehen?

Last but not least: Der starke Wille zur Eigenmotivation und Selbstorganisation

Zunächst klingt es verführerisch: zu Hause im „Casual Ware“ auf der Couch ‚rumlümmeln und wichtige geschäftliche Dinge erledigen. Aber so funktioniert das mit dem Homeoffice nicht. Im Moment erleben viele leidgeprüfte Eltern, wie schwierig es ist, ohne Vorwarnung und Übung mit ihren beruflichen Aufgaben ins häusliche Umfeld geworfen zu werden. Der Heimarbeitsplatz ist eine echte Herausforderung an die Fähigkeit zur Selbstdisziplin, Eigenmotivation und Selbstorganisation. Sich genau so auf den Tag vorzubereiten wie beim klassischen Weg ins Büro, also wie gewohnt zur gleichen Zeit aufstehen, sich sauber und ordentlich zurecht machen etc. – das ist nur ein sehr kleiner Teil des Ganzen.

Nach entsprechender Eingewöhnung und Übung weiss man, welche Zeiten und Phasen die produktivsten sind. Und spätestens ab da muss man sich vom klassischen Arbeitszeitmodell verabschieden und in qualifizierten Aufgabenmodellen denken. Unterm Strich kommt nämlich besseres dabei heraus, wenn der Mitarbeiter weiss, wann er in welcher Qualität ein Ergebnis abliefern soll.

Aber der Weg bis dahin ist steinig und weniger mit guten Vorsätzen, als mit Vertrauen auf das Gelingen und mit der Bereitschaft zu mehr Flexibilität gepflastert. Der Mitarbeiter muss nämlich herausfinden, wann er am besten welche E-Mails schnell abfertig oder welche er in Ruhe konzentriert bearbeitet. Wann ist die beste Zeit für Telefonate? Wann ist die perfekte Phase für hochkonzentriertes oder kreatives Arbeit? Und steht dann auch ggf. Unterstützung für ein ruhiges Arbeitsumfeld bereit?

Wir selbst haben hier ganz verschiedene Leistungskurven bei unseren Mitarbeitern festgestellt und daraufhin unsere Anwesenheitszeiten im Büro angepasst. Der „frühe Vogel“ und der „Spätzünder“ arbeiten in ihren produktivsten Leistungsphasen.

Fazit

Sicherlich sind derzeit unkomplizierte und schnelle Lösungen gefragt, damit die Wirtschaft nicht vollends zum Erliegen kommt. Aber zu glauben, dass jetzt der dauerhafte Durchbruch für flexiblere Arbeitsmodelle wie die Heimarbeit geschafft ist, das ist schlichtweg naiv. Ja, wir haben gerade tatsächlich eine Chance zum Umdenken. Aber die erfolgreiche Umsetzung braucht sorgfältige Planung, nicht unhebliche montetäre und zeitliche Investitionen, bessere gesetzliche, steuerliche und organisatorische Rahmenbedingungen. Dann kann aus dem schönen Traum vom Homeoffice was werden.

Webcast Domainwissen und DNS-Verwaltung

Mit der „Bestellung“, also der Registrierung Ihrer Domain übernehmen Sie eine Menge vertraglicher und organisatorischer Pflichten. Diese können Sie leider nicht delegieren, denn die Registries haben es anders festgelegt. Und weil diese Regeln sehr kompliziert sind und oft unverständlich sind, passieren Fehler. Hier in diesem Webcast Domainwissen erfahren Sie alles, was wichtig ist, um Pannen zu vermeiden.

Und darum geht es hier:

Häufiger als gedacht kommt es aufgrund von Unwissenheit zu unangenehmen Pannen. So kann zum Beispiel eine Domain auf einmal nicht verkauft werden. Oder die Website „hinter der Domain“ ist plötzlich nach einem Inhaberwechsel nicht mehr erreichbar. Das ist in den wenigsten Fällen die Schuld des Registrars oder der Registry. Denn die meisten groben Fehler machen die Domain-Inhaber aufgrund ihrer Unkenntniss selbst. Damit Ihnen das nicht passiert, beantwortet dieser Webcast Domainwissen folgende Fragen:

  • Was genau passiert eigentlich im Registrierungsprozess technisch, juristisch und organisatorisch?
  • Wer ist wofür zuständig und verantwortlich?
  • Was bedeuten diese ganzen Begriffe wie „Owner“, „Admin-C“, „Registrar“, „Registrant“, „Registry“, „DNS“, „Zone“…?
  • Welche Regeln muss man in der Domainverwaltung beachten?
  • Und warum müssen Sie das alles als Domain-Inhaber unbedingt wissen und auch noch verstehen?

Starten Sie den Webcast:


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Webcast Domainwissen (Präsentation) (26 Downloads)

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Grundlagen Domainwissen – notwendig und unverzichtbar!

Veröffentlichungstermin: Donnerstag, 27.02.2020 ab 18:00 Uhr

Wer braucht denn schon Domainwissen? Da geht man auf die Website eines Domainhosters, füllt ein Formular aus, schickt die Bestellung ab. Der Provider kümmert sich dann um alles andere. Oder man lässt das bei einer  Website-Domain von der Agentur erledigen. Dann hat man nie wieder was damit zu tun – außer regelmäßig die Rechnung zu bezahlen. Denken Sie? Falsch gedacht! Denn mit der „Bestellung“, also der Registrierung, übernehmen Sie eine Menge vertraglicher und organisatorischer Pflichten, die Sie nicht delegieren können, weil es so im Domainvertrag mit der Registry festgeschrieben steht. Dass die meisten Domain-Inhaber diese Regeln weder kennen noch verstehen, hilft nicht.

Darüber muss jeder Domain-Inhaber Bescheid wissen.

Häufiger als gedacht kommt es aufgrund von massiven Unwissen zu äußerst unangenehmen Pannen. Viele glauben, dass der Provider Mist gebaut hat, wenn die Domain nicht verkauft werden kann oder plötzlich nach einem Inhaberwechsel eine Website nicht mehr erreichbar ist. Das ist seltener Schuld des Domainanbieters, als Sie glauben. Die meisten groben Fehler macht der Domain-Inhaber. Damit Ihnen das nicht passiert, gehen wir folgenden Fragen nach:

  • Was genau passiert eigentlich im Registrierungsprozess technisch, juristisch und organisatorisch?
  • Wer ist wofür zuständig und verantwortlich?
  • Was bedeuten diese ganzen Begriffe wie „Owner“, „Admin-C“, „Registrar“, „Registrant“, „Registry“, „DNS“, „Zone“…?
  • Welche Regeln muss man in der Domainverwaltung beachten?
  • Und warum müssen Sie das alles als Domain-Inhaber unbedingt wissen und auch noch verstehen?

Auch wenn Sie nur einmal im Jahr den Besitz Ihrer Domain in Erinnerung gebracht bekommen, weil Sie von der Registry eine Erinnerungs-E-Mail zur Aktualisierung Ihrer Inhaber-Daten bekommen und vom Provider ggf. die Wiederberechnung, müssen Sie Ihre Pflichten kennen und ernst nehmen.

Referent

Uwe Stache, BB-ONE.net GmbH

Zielgruppe

Dieser Webcast wendet sich an alle Inhaber von Domains und deren verantwortliche Administratoren, insbesondere wenn sie diese gewerblich für den E-Mailverkehr oder für Websites einsetzen.

Vorkenntnisse

Grundsätzlich brauchen Sie keine Vorkenntnisse, doch falls Sie sich vorher noch ein wenig ins Thema einarbeiten wollen, dann empfehlen wir Ihnen folgende Beiträge und Webcasts:

Anmeldung und Teilnahme

Bitte melden Sie sich über unser Anmelde-Formular an. Dann senden wir Ihnen den Link zum Webcast vorab zu.
Der Webcast wird spätestens ab 17:55 Uhr aktiv sein, so dass Sie den Beitrag mit Klick auf das Video starten können.
Sollten Sie noch Fragen haben oder keine Anmeldebestätigung von uns erhalten, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Böse Mails – gute Mails? Gehen Sie auf Nummer Sicher!

Die zunehmende Bedrohung durch immer agressiveres Phishing und die Schadsoftware „Emotet“ macht das Thema „sicherer Umgang mit E-Mails im Posteingang“ so aktuell wie schon lange nicht mehr. Denn hier nützen die besten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Absicherung der Unternehmens-IT nichts, wenn der Mensch vor dem Computer die einfachsten Regeln nicht kennt oder mißachtet. Dabei ist der sichere Umgang mit E-Mails eigentlich ganz einfach.

Vorsicht statt Nachsehen – der sichere Umgang mit E-Mails

In diesem Webinar geht es ums Vorbeugen. So erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie auf Anhieb „gute“ von „schlechten“ E-Mails unterscheiden. Dazu stellen wir Ihnen einfache Werkzeuge vor, mit denen Sie E-Mails ggf. überprüfen können, auch ohne Ihren Admin zu behelligen. Dabei lernen Sie die drei wichtigsten Regeln kennen, die Ihnen ohne Technik-Spezialwissen den sicheren Umgang mit E-Mails garantieren. Und nebenbei erfahren Sie, wie Sie der täglichen Spam-Flut ganz praktisch Herr werden.

Referent/in

Franciska Lion-Arend, BB-ONE.net Ltd.

Zielgruppe

Das Webinar wendet sich an alle, die im täglichen Spam versinken und sich sorgen, dass sie aus Versehen die falschen E-Mails aufrufen. Wenn Sie also wissen wollen, wie Sie schnell und effektiv die „guten“ von den „bösen“ Mails unterscheiden und wie Sie den richtigen Umgang mit E-Mails sicherstellen, dann sollten Sie ‚reinschauen.

Vorkenntnisse

Es sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Besonders Wissensdurstigen empfehlen wir, sich zusätzlich zum Thema „eMail-Sicherheit“ schlau zu machen. Hier liefert das BB-ONE.net Magazin ein paar lesenswerte Beiträge.

Webinar wiederholen:


Präsentation herunterladen:

EBL-boeseMails-guteMails-DLVersion.pdf (292 Downloads)

Fragen?

Leider haben wir noch keine Chat-Funktion. Diese werden wir im Laufe des Jahres nachrüsten. Bis dahin empfehlen wir Ihnen, das Webinar zuende anzusehen und dann anschließend Ihre Fragen zu senden. Dafür können Sie das nachfolgende Formular nutzen.

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