Effizientes und nutzerfreundliches Dokumentenmanagement: So behalten Sie den Überblick!

10.06.2015

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erfassen, sortieren, archivieren und verteilen Dokumente elektronisch und teilweise automatisch. Zugleich erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung und erleichtern den internen Wissensaustausch. Im Rahmen dieses Workshops können Sie sich interaktiv und praxisorientiert mit dem Thema Usability von DMS auseinandersetzen.

Tagtäglich füllen sich in Unternehmen Schreibtische, Ordner und Regale mit Papier und Mitarbeiter verwenden viel Zeit, um gedruckte Dokumente abzulegen, zu archivieren und sie später wieder zu suchen. Das geht auch anders: Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfassen, sortieren, archivieren und verteilen Sie Dokumente elektronisch und teilweise automatisch, zum

Beispiel die gesamte Eingangspost, Verträge, Angebote, Personalunterlagen und Lieferpapiere. Zugleich erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung und erleichtern den internen Wissensaustausch.

Am Markt gibt es derzeit eine Vielzahl von unterschiedlichen DMS. Um daraus ein Passendes auszuwählen, gibt es etablierte Vorgehensweisen. Der Aspekt der Usability wird dabei bisher oft vernachlässigt, obwohl die Bedienbarkeit eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Systems spielt.

Was genau Usability im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement bedeutet, wird Ihnen anhand von verschiedenen Vorträgen und eines interaktiven Workshops vermittelt:

  • Was genau bedeutet Usability und wie steht es im Zusammenhang mit Software?
  • Wie wird Usability aktuell von deutschen DMS-Lösungen umgesetzt?
  • Wie lässt sich Usability im DMS beschreiben?
  • Wie kann Usability konkret mit in den Auswahlprozess eins DMS integriert werden?  

Im Rahmen des Workshops haben Sie die Möglichkeit, sich interaktiv und praxisorientiert mit dem Thema Usability auseinanderzusetzen.

Die Veranstaltung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus den Bereichen Industrie, Handwerk, Dienstleistung und Handel, die Interesse an DMS und Usability haben oder gerade im Einführungsprozess sind.

Agenda

15.30 Uhr – Einlass

16.00 UhrBegrüßung 
Manuel Friedrich, Projekt UseTree
Antje Nestler, eBusiness-Lotse Berlin

16.10 Uhr – Herausforderung Dokumentenmanagement
Begriffsbestimmungen, Prozesse, Implementierung
Antje Bruhnke, FIR e. V. an der RWTH Aachen

16.40 Uhr – Usability – was ist das und was macht eine Software usable? 
Antje Heinicke, Christina Bröhl
Institut für Arbeitswissenschaft der RWTH Aachen (IAW)

17.10 Uhr – PAUSE

17.30 Uhr – Vorstellung des DMS-Benchmarks
Übersicht Vergleich von deutschen DMS-Lösungen im Kontext der Bedienbarkeit
Rainer Sontow, Trovarit AG

18.00 Uhr – Live-Usability-Test 
Manuel Friedrich, Projekt UseTree 

19.00 Uhr – Zusammenfassung und Vorstellung Kompetenzzentrum 
Antje Bruhnke, FIR e. V. an der RWTH Aachen

19.15 Uhr – AUSKLANG und Get-together

Veranstaltungsort:

Fraunhofer Heinrich-Hertz-Institut, CINIQ
Salzufer 6, Eingang: Otto-Dibelius Straße
10587 Berlin
4. OG

Uhrzeit: 16:00 - 20:00

Die Teilnahme an der Veranstaltung ist kostenfrei. Um die Teilnehmerzahl abschätzen zu können, ist eine Anmeldung erforderlich. Die Anmeldung ist ab sofort möglich.